Phương pháp học excel nhanh nhất bạn không thể ngờ tới

phuong-phap-hoc-excel-nhanh-nhat-3

Trong thời đại hiện nay, excel là một trong những kỹ năng tin học không thể thiếu. Do đó việc cập nhật kiến thức về excel là vô cùng cần thiết. Nhưng để học được excel lại cần bạn hiểu được bản chất cũng như các công cụ hỗ trợ trên excel để tính toán. Và xử lý các số liệu một cách nhanh chóng, đơn giản mà lại có độ chính xác cao. Để nắm được phương pháp học excel nhanh nhất, hôm nay gia sư hồng phong xin được chia sẻ với các bạn dưới đây.

Những phương pháp học excel nhanh nhất

Tính kiên trì thứ cần rèn luyện

phuong-phap-hoc-excel-nhanh-nhat-2
Tính kiên trì thứ cần rèn luyện

Kiên trì là một trong những phương pháp học excel nhanh nhất. Việc đầu tiên để học tót excel là bạn phải luôn rèn luyện tính kiến trì khi giải quyết các bài toán. Excel không đơn giản chỉ cần bạn vận dụng một hàm mà nó còn yêu cầu bạn kết hợp rất nhiều hàm thì mới ra được một kết quả chính xác nhất. Nếu bạn làm bài mà chưa ra được kết quả thì bạn nên nhẫn lại đừng vội hỏi ai và tự tìm cách khắc phục …

Ghi nhớ các hàm quan trọng nhất có liên quan đến công việc học và cách sử dụng chúng

Hàm trong excel là một vấn đề rất quan trọng. Mình đưa ra giả thiết nếu trong công việc bạn mới nhận vào làm và được giao một nhiệm vụ nào đó họ cho bạn dùng các dụng cụ hay phần mềm hỗ trợ và giao cho bạn hoàn thành công việc sớm nhất. Bạn mới vào thì mình tin chắc bạn không thể giải quyết được vấn đề đó sớm được. Excel cũng vậy việc đầu tiên bạn cần làm là cố tìm hiểu và hiểu sâu hiểu đúng các hàm trong excel.

Hàm trong excel là hàm được lập trình sẵn để người dùng có thể tính toán hoặc thực hiện một chức năng nào đó nhanh hơn. Việc sử dụng thành thạo các hàm sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian mà còn mang lại độ chính xác cao.

Các hàm toán học trong excel

phuong-phap-hoc-excel-nhanh-nhat-3
Các hàm toán học trong excel

Hàm ABS: lấy giá trị tuyệt đối của một số nào đó

Cú pháp: ABS(number) number: số các bạn muốn lấy trị tuyệt đối.

VD; ABS(3)=3

Hàm EXP: tính lỹ thừa của cơ số e=2.71283828459

CÚ pháp:EXP(number) number: số mũ của cơ số e.

VD: EXP(1)=2.71828183

Hàm INT: làm tròn một số xuống số nguyên gần nhất

Cú pháp: INT(number)

VD: INT(8,9)=8

==> sẽ có ngày các bạn thấy hàm INT này tuyệt với đến mức nào!

Hàm ROUND: làm tròn một số nào đó trong excel

Cú pháp: ROUND(number, num_digits) number: số bán muốn làm tròn. num_digits: số kí số mà ta muốn làm tròn

VD:ROUND(2.15,1)=2.2 ROUND(21.5,-1)=20

Hàm SUM: tính tổng các số trong dãy số. Cú pháp: SUM(number1,number2,…)

VD: SUM(3,2)=5

* Các hàm ngày tháng:

Hàm DATE: trả về giá trị ngày tháng đầy đủ.

Cú pháp: DATE(year,month,day)

VD: DATE(2014,2,14) trả về ngày 14 tháng 1 năm 2014.

Hàm DAY: trả về giá trị ngày Cú pháp: DAY(serial_number)

VD: DAY(A2) A2 la ô chứa ngày thứ 14 trả về là 14. Tượng tự thì hàm MONTH và hàm YEAR cũng vậy.

Hàm TODAY: trả về ngày hiện tại trong hệ thống

Cú pháp: TODAY() VD Nay ngày 14 tháng 2 năm 2014. TODAY()=14/02/2014.

* Các hàm Logic: Hàm AND, hàm OR, hàm IF,…

* Nhóm hàm thống kê: MIN, MAX, AVERAGE, COUNT, SUM, SUMIF,…

 

Trên đây là những hàm cơ bản nhất hay dùng nhất trong excel. Do đó bạn phải ghi nhớ và thuộc lòng như “Bảng cửu chương”.

Phương pháp học excel nhanh nhất: khi mới bắt đầu học cú pháp của hàm sau đến chức năng của hàm, và sử dụng trong những trường hợp nào, thì bạn mới có thể giải quyết được các bài toán một cách chi tiết nhất.

Tận dụng kho mẫu do Microsoft cung cấp

phuong-phap-hoc-excel-nhanh-nhat-4
Tận dụng kho mẫu do Microsoft cung cấp

Nếu bạn đang làm việc tại các công ty đa quốc gia, với ngôn ngữ viết chủ yếu là từ tiếng anh thì đừng quên tham khảo các mẫu do Microsoft cung cấp : http://office.microsoft.com/en-us/templates/results.aspx?qu=excel&av=zxl . Nó đặc biệt các ích khi bạn gặp phải những tài liệu lạ hoắc. Việc tham khảo những mẫu có sẵn của Microsoft cũng là một ý tưởng hay cho phương pháp học Excel nhanh nhất.

Khám phá những chức năng tưởng mới mà không mới trong excel

Đó là những chức năng nhỏ trong excel bạn không hay để ý tới có thể vì ở trường học hiếm khi nào dạy hoặc vì nó ít sử dụng trong công việc. Nhưng khi nắm rõ nó rồi bạn sẽ tiết kiệm được kha khá thời gian và công sức hơn. MÌnh thử kể tên vài thứ nhé:

  • Text to colums (trong tab Data): Phân tách chữ trong một cột thành nhiều cột khác nhau. Chảng hạn: dùng để tách số điện thoại từ một chuỗi như “7888888-696969669- …..”
  • Remove Duplicate (trong tab Data) : Việc xóa bớt đi dữ liệu trùng trở nên vô cùng đơn giản
  • Error checking ( trong tab Formula): Kiểm tra lại xem tại sao bạn lại sai khi dùng công thức nào đấy.
  • Show Formula ( trong tab formula): Bạn có thể kiểm tra được công thức tại một ô nào đấy và công thức đó cso liên quan tới những ô nào khác.
  • Hidden (trong tab Protection khi Format cell): Ẩn đi công thức của một ô, công thức đôi khi cũng là một bí mật nhỉ.

Chú ý hơn tới những thứ có gắn chữ “Special” (Đặc biệt)

Ctrl – C là copy, Ctrl – V là paste và chúng ta chỉ cần copy pastẻ. Nhiều người chỉ nghĩ đơn giản như vậy nhưng đây lại là một điều sai lầm. Tr ong Excel có những khái niệm à “ Normal” và “Special”. Paste và Paste Special khác nhau rất nhiều. Go to và Go to Special cũng thế.

Những thứ có gắn chữ Special cho bạn nhiều lựa chọn hơn, giúp bạn làm công việc một cách tốt hơn. Chẳng hạn với Paste Special, bạn có thể chọn chỉ lấy comment hay giá trị hoặc chỉ công thức của ô bạn sao chép. Đây cũng là phương pháp học Excel nhanh nhất bạn nên trang bị.

Làm nhiều bài toán về Excel

phuong-phap-hoc-excel-nhanh-nhat
Làm nhiều bài toán về Excel

Làm bài tập excel cũng là phương pháp học Excel nhanh nhất quan trọng nó giúp bạn nhớ lại các công thức đã học giúp bạn thích nghi nhiều dạng bài toán trong excel. Chỉ có làm bài tập bạn mới được vào thực hành thực tiễn thì bạn mới có thể làm được. Vì thế mỗi ngày mình khuyên bạn nên dành nhiều thời gian để làm 15 bài excel.

Lựa chọn bài tập thế nào? Đầu tiên bạn tìm cho mình những bài tập dễ nhất chỉ là để vận dụng và học thuộc hàm mà thôi. Sau đó bạn nên làm các bài tập khó kết hợp mới nhiều hàm khác để tăng độ thuần thục của mình.

Biết phân tích bài toán

Một vấn đề chung mà các bạn đã qua học excel hay mắc và gặp phải:

– Một là: Bạn học thuộc hàm rất chi tiết nhưng không biết vận dụng vào bài toán.

– Hai là: Hiểu bài toán nhưng không thuộc hàm.

Vậy tại sao gia sư Hồng Phong lại đánh giá phương pháp học thuộc hàm trong excel là yếu tố quan trọng hàng đầu mỗi khi học excel. Để phân tích bài toán tốt bạn nên đọc kỹ và chú ý đến các từ chốt trong bài toán.

Từ chốt trong bài toán là gì? Nó là những từ đưa ra con đường cho bạn giải quyết bài toán nhanh. Như đối với những bài có từ và, hoặc, tham chiếu, nếu thì… tương ứng là AND, OR, Vlookup, Hlookup, If….

Biết bắt lỗi khi sai

Lỗi là một vấn đề rất quan trọng bạn phải học thuộc những lỗi cơ bản khi sử dụng Excel. Nếu bạn gặp phải lỗi mà bạn không hiểu đó là lỗi gì thì bạn sẽ không bao giờ khắc phục được mình ví dụ như các lỗi sau: #NA, ###, #NUM!…… Vậy cuối cùng để học excel tốt bạn hãy làm thật nhiều bài để mắc các lỗi excel nhé để khắc phục được nhan nhất.

Phương pháp học Excel nhanh nhất về cơ bản chỉ có vậy thôi. Nếu bạn nào học đúng và hiểu đúng những phương pháp học excel nhanh nhất nêu trên cá nhân mình tin rằng bạn có thể giải quyết nhanh tất cả các bài toán liên quan đến Excel.

Phương pháp học excel nhanh nhất bạn không thể ngờ tới
5 1 vote